Die Umgebung prägt der Verhalten der Mitarbeiter stärker als die meisten annehmen. Dazu folgendes Gedankenspiel: Stellen dir vor, du wärst an einem Rockkonzert. Wie verhältst du dich? – Und jetzt stell dir vor, du wärst in der Oper. Ziemlich sicher verhältst du dich komplett anders. Genauso wie man sich im McDonalds anders verhält als im Gourmet Restaurant oder im Fussballstadion anders als an einem Tennisturnier. Wenn selbst ein Discounter wie Aldi Milliarden in Shopdesign investiert, dann nicht aus Jux und Tollerei, sondern weil die Umgebung erwiesenermassen und unmittelbar das Verhalten beeinflusst. Dies gilt nicht nur beim Einkaufen oder in der Freizeit – sondern noch stärker bei der Arbeit. Die Arbeitsumgebung beeinflusst das Verhalten der Mitarbeiter unmittelbar.

Wer das typische Sitzungszimmer einmal bewusst betrachtet, wundert sich nicht, dass Sitzungszimmer nicht gerade als Brutstätte der Produktivität gelten. Sie sind immer noch auf eine administrativ dominiert Arbeitswelt ausgerichtet. Formal, langweilig und vor allem ziemlich starr.

KREATIVES VERHALTEN BRAUCHT EINE KREATIVE UMGEBUNG

Gleichzeitig fordern Unternehmen von ihrem Mitarbeitern aber Flexibilität, Kreativität, Innovation, Agilität, Kollaboration und noch vieles mehr. Die Umgebung, also die Sitzungszimmer verkörpern aber das exakte Gegenteil davon. Und es kommt noch dicker: Sitzungszimmer sind die teuersten Räume unter Berücksichtigung der Arbeitszeit. Die Situation ist geradezu grotesk: Die teuersten Räume haben nicht nur ein Produktivitätsproblem, sondern verkörpern das exakte Gegenteil des erwünschten Verhaltens, welches massgeblich durch genau diese Umgebung geprägt wird. Die Kosten dafür mag man sich gar nicht ausrechnen.

Die Sitzungszimmer anzupassen ist keine grosse Sache. Es braucht weder bauliche Massnahmen noch seitenlange Konzeptstudien. Im Gegenteil es lässt sich schnell, einfach und vergleichsweise günstig realisieren. Das wichtigste sind Visualisierungen. Nicht vorbereitete PowerPoints, sondern gemeinsam erarbeitete. Jedenfalls wenn man sich an Innovatoren wie Jeff Bezos, Steve Jobs, Marissa Mayer, Marc Benioff (Salesforce), John Doerr (Kleiner Perkins) oder dem Harvard Business Review orientiert.

 
JEFF BEZOS OBSESSION MIT WHITEBOARDS

Unzählige Bücher und Artikel wurden über den Gründer eines der innovativsten und erfolgreichsten Unternehmen der Welt geschrieben. Ein kleines, aber auffälliges Detail in all diesen Texten ist die offensichtliche Obsession von Jeff Bezos zu Whiteboards.

Es gibt heute kaum einen Raum in den Büros von Amazon, wo es kein Whiteboard hat und kaum ein Meeting in dem es nicht benutzt wird. Es sind also keineswegs leere Worte – sondern Whiteboards sind Teil der Art wie bei Amazon gearbeitet wird. Vorgelebt vom obersten Chef, so dass er sogar in Interviews kaum in seinem Stuhl sitzen bleiben kann (Video).

INNOVATION = KOLLABORATION = VISUALISIERUNG

Es ist kein Zufall, dass innovative Leader und Organisationen massenhaft Whiteboards einsetzen. Innovation entsteht in Teams und erfordert Kollaboration. Gerade wenn etwas Neues entstehen soll, wenn es eine hohe Komplexität aufweist oder wenn viele unterschiedliche Bereiche involviert sind, helfen Visualisierungen die Dinge greifbar zu machen und gemeinsam das wesentliche herauszuarbeiten. Ohne Visualisierungen kommen Menschen viel leichter vom Thema ab, werden abgelenkt, verlieren sich in Nebensächlichkeiten oder drehen sich im Kreis – kurz: es führt zu diesen “blah blah blah” Meetings, von denen wir alle die Nase voll haben.
 

 
Wer hingegen visualisiert, bleibt fokussiert, kann Erkenntnisse leichter verbinden und schneller das “big picture” erkennen. “Connecting the Dots” fällt nun mal leichter, wenn man die Dots sehen und ad hoc visuell verbinden kann. Visualisierungen schaffen Struktur und Orientierung, machen Komplexes greifbar und führen zu produktiveren Meetings mit effektiveren Ergebnissen. 

Innovation lebt vom regen Austausch von Wissen, Gedanken und Ideen. Nur schon die Möglichkeit, schnell, umkompliziert und grosszügig zu visualisieren wird das Verhalten zwangsläufig verändern. Wenn die Tools ständig verfüg- und sichtbar sind, dann werden sie über kurz oder lang auch benutzt. Und da dies für andere Mitarbeiter wiederum sichtbar ist, entsteht sehr schnell ein Nachahmungseffekt. Bei Studiotools sehen wir dies am deutlichsten anhand der Nachbestellungen. Wenn eine Abteilung von einem grösseren Unternehmen Studiotools bestellt, dann können wir fast die Uhr danach stellen, wann die erste Nachbestellung kommt.

INFRASTUKTUR FÜR INNOVATION
 

Das einsame Flipchart in der Ecke ist nicht die Lösung, es hat den gleichen Effekt wie PowerPoint. Einer steht vorne, die anderen sitzen gemütlich in ihren Stühlen, lassen sich berieseln oder schauen beschäftigt in den Laptop. Kollaboration geht aber anders und es braucht mehr, als ein Flipchart, ein kleines Whiteboard oder einen Screen. Damit die Umgebung den gewünschten Effekt auf das Verhalten hat, braucht es drei entscheidende Elemente:

1. WEG MIT DEN STÜHLEN

Solange in Sitzungen gesessen wird dominiert automatisch wer steht oder präsentiert (sei es am Flipchart, Whiteboard, Screen oder auch sitzend am Laoptop). Einer ist aktiv, die anderen passiv. Inputs, Fragen und Ergänzungen werden schnell einmal als Störfaktor wahrgenommen (v.a. bei PowerPoints) – sei der Input auch noch so gut. Der effektivste Weg um dies zu vermeiden sind Stehtische. Da jeder schon steht, muss sich niemand exponieren, extra aufstehen um etwas zu visualisieren oder um eine Visualisierung zu ergänzen. Es entsteht von ganz alleine ein grössere Dynamik. Inputs, visuelle Ergänzungen und neue Ideen werden nicht als “reinreden” empfunden – sondern als selbstverständlichen Teil des Prozesses. Stehtische haben noch weitere positive Nebeneffekte. Das Arbeiten im Stehen fördert die Durchblutung und führt so zu mehr Konzentration und Involvement. Die Meetings werden automatisch kürzer und produktiver.

2. MASSENHAFT WHITEBOARDS

Als Faustregel empfehlen wir 1-2 Boards pro Mitarbeiter. D.h. In einem Bürogebäude für 100 Mitarbeiter, empfehlen wir zwischen 100 und 200 Boards. Das mag jetzt als viel erscheinen – aber bisher hat noch kein einziger Kunde Boards zurückgeben wollen – ganz im Gegenteil: Nachbestellungen sind die Regel und nicht die Ausnahme. Es braucht Masse. Der Effekt ist ähnlich wie der “Warendruck” im Einzelhandel. Die Adaption von Visualisierungen in Meetings verhält sich proportional zu der in der unmittelbaren Umgebung verfügbaren Visualisierungsfläche. Je mehr Visualisierungsfläche, desto höher die Nutzungswahrscheinlichkeit, desto produktiver und effektiver die Meetings. Dieser Effekt wird sich nicht von einem Tag auf den anderen einstellen, sondern braucht je nach Organisation etwas Zeit. Wir haben jetzt schon so einige Um- und Neubauten von Konzernzentralen mit Studiotools ausgestattet. Es ist immer das gleiche. Am Anfang denken alle es hätte zu viele Whiteboards – und dann (spätestens nach 5 Monaten) wird nachbestellt.

Der Vorteil von grosszügigen Visualisierungsflächen liegt natürlich nicht nur in der Adaption, sondern ist vor allem praktischer Natur. Bei grösseren Flächen stösst man weniger schnell an Grenzen (auch in Gedanken), sondern kann grosszügig, schnell und einfach weiterarbeiten. Einzelne Boards können von Projektteams über mehrere Meetings genutzt werden (als Projektboards) und es muss nicht alles gleich ausgewischt werden. Bei vielen Kunden sehen wir, dass sich die Anzahl an PowerPoint Präsentationen deutlich reduziert.

3. SCHNELLE FLEXIBILITÄT

Die Infrastruktur soll sich dem Nutzer anpassen – und nicht umgekehrt. Die Lösung sind also nicht 20 Räume für 20 verschiedene Arbeitssituationen – sondern eine Infrastruktur für möglichst alle Situationen, die von den Nutzern spontan an ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Innovative und agile Teams haben, insbesondere wenn es um Visualisierung geht, sehr stark schwankende Anforderungen an ihre Arbeitsumgebungen. Selbst innerhalb eines Meetings können sich diese mehrfach ändern (vom 2er-Team bis zum grossen Forum – und allem dazwischen). Sie benötigen daher eine maximale Flexibilität. Einfachheit und Geschwindigkeit sind absolut entscheidend. Wenn es zuerst eine halbe Stunde dauert alles aufzubauen oder es zu kompliziert ist, dann wird es schlicht nicht genutzt – und dann nützt auch die beste Flexibilität nichts. Die ideale Infrastruktur muss vorher gar nicht “aufgebaut” werden, respektive der Raum muss nicht eingerichtet werden – sondern er kann im laufenden Meeting spontan ergänzt werden. Es braucht flexible Tools mit geringen Gewicht, die sich schnell und einfach anpassen lassen – und möglichst platzsparend sind, wenn wie gerade nicht verwendet werden. Diese schnelle Flexibilität ist auch entscheidend damit Teams, welche vorher noch keine solche Möglichkeiten hatten, diese schnell nutzen und adaptieren. 

SCHNELL, EINFACH UND KOSTENGÜNSTIG 

Sitzungszimmer sind die teuersten Räume. Hier verbringen die bestbezahlten Mitarbeiter den Grossteil ihrer Arbeitszeit. Wäre es nicht eine gute Investition, diesen Teams ein produktiveres, agileres und innovativeres Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen? Dazu braucht es keine teuren "Innovationsräume". Alles was es braucht sind grosszügige Visualisierungsflächen und Stehtische – beides möglichst flexibel. That's it. Das unterschätzte Innovationshindernis Sitzungszimmer kann damit einfach, schnell und vergleichsweise kostengünstig aus dem Weg geräumt werden. Denn die Umgebung prägt dann das Verhalten.