Ein kurzer Leitfaden – damit der Call zur gut investierten Zeit wird.
Kurz vorab: Dieser Beitrag richtet sich an alle, die bei uns bereits eine Raumplanung gebucht haben. Falls das (noch) nicht auf dich zutrifft — lies gern weiter, wenn es dich interessiert. Eigentlich ist es aber eine Vorbereitung auf ein anstehendes Gespräch.
Du bist dabei, einen Raum neu zu denken — und genau da beginnt jeder gute Raum. Als Nächstes kommt ein kurzer Kick-off-Call, und so holst du das Meiste heraus. Es ist ein Gespräch, keine Präsentation: Wir stellen die Fragen, du musst es nicht führen. Ein paar Dinge vorab machen aus einem guten Call einen produktiven.
📐 Ein ordentlicher Grundriss — wenn der Raum feststeht
Wenn der Raum schon feststeht, ist das die eine Sache, die sich lohnt: ein echter Plan mit tatsächlichen Massen. Kein Plan vorhanden? Eine saubere Handskizze reicht völlig, solange die wichtigsten Masse drauf sind: Wandlängen, Tür- und Fensterpositionen, Raumhöhe. Und wenn der Raum noch nicht festgelegt ist — umso besser. Das ist der ideale Moment, uns dazuzuholen, solange der Raum selbst noch offen ist. Sag uns einfach, wo die Dinge stehen.
🏷️ Was schon im Raum ist
Was vorhanden ist und was bleibt: bestehende Möbel, Bildschirme und Displays, Einbauschränke, Heizkörper, alles, was fest an den Wänden sitzt. Ein paar Fotos von der Tür aus sagen mehr als eine lange Beschreibung. Wir planen um das herum, was du behältst — je mehr wir wissen, desto weniger müssen wir später raten.
💡 Zweck und Nutzung
Das vertiefen wir gemeinsam im Call — ein paar Stichworte vorab helfen uns nur, vorbereitet zu sein. Was soll hier passieren: Workshops, formelle Meetings, Schulungen, kurze Updates, Präsentationen, Hybrid-Calls, alles zusammen? Wer wird den Raum voraussichtlich nutzen, und wofür — ein Team mit klarer Routine oder viele Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen? Und wie wichtig ist Multifunktionalität — ein Raum, der viele Nutzungen abdeckt, oder einer, der um eine einzige gebaut ist? Stichpunkte sind perfekt. Mehr braucht es nicht.
🔭 Remote
Eine Sache, die eine eigene Zeile verdient: Wie hoch ist ungefähr der Anteil deiner Meetings mit Remote-Teilnehmenden? Idealerweise nach Format — ein Hands-on-Workshop und ein wöchentliches Sync sehen oft sehr unterschiedlich aus. Es ist einer der grössten Faktoren dafür, wie ein Raum angelegt sein sollte — schon eine grobe Aufteilung hilft enorm.
🏆 Was es zum Erfolg macht
Denk dafür einen Moment über diesen einen Raum hinaus. Über all deine Meeting-Formate — Workshops, Reviews, Syncs, Präsentationen — und die Räume, in denen sie stattfinden: Wo hakt es heute? Was sind die Probleme und Frustrationen? Und die andere Seite — wie sieht Erfolg aus, und was ist am wichtigsten, damit es stimmt? Ein paar ehrliche Zeilen sagen hier mehr als jedes Datenblatt. Es ist der Unterschied, für den wir tatsächlich gestalten.
⚖️ Eine grobe Indikation zu Zeit und Budget.
Keine Festlegung — eine Richtung. Ein Zielmonat, eine Budgetspanne, auch eine weite. Es bleibt unverbindlich, und wir nageln dich nicht darauf fest. Aber es lässt uns auf deine Realität hin planen statt an ihr vorbei — eine grobe Zahl ist weit nützlicher als keine.
📯 Send it
Antworte einfach auf deine Einladungsmail mit allem, was du hast — kein formelles Dokument nötig. Das Einzige, was zählt: Schick es uns spätestens zwei Arbeitstage vor dem Call, damit wir vorbereitet ins Gespräch gehen.
That's it. Sende den Plan (und Fotos), ein paar Worte dazu, wie der Raum genutzt wird und was ihn zum Erfolg macht, einen Eindruck davon, was drin ist, und eine grobe Richtung. Den Rest übernehmen wir.