Un petit guide de ce qui aide — pour que le call soit du temps bien investi.
Une remarque rapide : cet article s’adresse aux personnes qui ont déjà réservé une session de planification de salle avec nous. Si ce n’est pas encore votre cas, lisez par curiosité — mais c’est avant tout un guide de préparation pour un call à venir.
Vous vous apprêtez à repenser une salle — et c’est là que commence tout bon espace. Vient ensuite un court kick-off call, et voici comment en tirer le meilleur. C’est une conversation, pas une présentation : nous posons les questions, vous n’avez pas à la piloter. Quelques éléments envoyés à l’avance transforment toutefois un bon call en un call productif.
📐 Un vrai plan — si la salle est déjà définie
Si l’espace est déjà décidé, c’est la seule chose qu’il vaut vraiment la peine de soigner : un vrai plan avec les dimensions réelles. Pas de plan sous la main ? Un croquis propre fait l’affaire, tant que les mesures clés y figurent : longueurs des murs, positions des portes et fenêtres, hauteur sous plafond. Et si la salle n’est pas encore fixée — encore mieux. C’est le moment idéal pour nous impliquer, tant que l’espace lui-même est encore une question ouverte. Dites-nous simplement où vous en êtes.
🏷️ Ce qui se trouve déjà dans la salle
Ce qui est là, et ce qui reste : mobilier existant, écrans et affichages, armoires encastrées, radiateurs, tout ce qui est fixé aux murs. Quelques photos depuis la porte en disent plus qu’une longue description. Nous concevons autour de ce que vous gardez — plus nous en savons, moins il y aura de suppositions plus tard.
💡 Quelques mots sur la fonction de la salle
Nous creuserons cela ensemble pendant le call — quelques mots-clés à l’avance nous aident simplement à arriver préparés. Que doit-il s’y passer : workshops, réunions formelles, formations, points rapides, présentations, calls hybrides, tout cela ? Qui utilisera probablement la salle, et pour quoi — une équipe avec une routine claire, ou plusieurs groupes aux besoins différents ? Et quelle importance a la multifonctionnalité — une salle qui s’adapte à de nombreux usages, ou un espace construit autour d’un seul ? Des puces suffisent parfaitement. Inutile d’écrire davantage.
🔭 Remote
Un point qui mérite sa propre ligne : quelle part approximative de vos réunions inclut des participants à distance ? Idéalement par format — un workshop pratique et un point hebdomadaire se ressemblent rarement. C’est l’un des plus grands facteurs d’aménagement d’une salle, donc même une répartition approximative aide beaucoup.
🏆 Ce qui ferait de ce projet une réussite
Cela vaut la peine de penser un instant au-delà de ces salles. Sur l’ensemble de vos formats de réunion — workshops, revues, syncs, présentations — et des salles où ils ont lieu : où ça coince aujourd’hui ? Quels sont les problèmes et les frustrations ? Puis l’autre côté — à quoi ressemblerait le succès, et qu’est-ce qui compte le plus ? Quelques lignes honnêtes nous en disent plus que n’importe quelle fiche technique. C’est la différence pour laquelle nous concevons réellement.
⚖️ Une indication approximative de calendrier et de budget
Pas un engagement — une direction. Un mois cible, une fourchette de budget, même large. Cela reste sans engagement, et nous ne vous y tiendrons pas. Mais cela nous permet de concevoir en fonction de votre réalité plutôt qu’à côté ; un chiffre approximatif est bien plus utile qu’aucun.
📯 Quand l’envoyer
Répondez simplement à votre e-mail d’invitation avec ce que vous avez — pas besoin de document formel. Une seule chose compte : faites-nous parvenir le tout au moins deux jours ouvrables avant le call, pour que nous arrivions déjà au fait.
C’est tout. Envoyez le plan (et les photos), quelques mots sur l’usage de la salle et ce qui ferait une réussite, une idée de ce qu’elle contient, et une direction approximative. Nous nous chargeons du reste.